Bezpapierová kancelária s využitím modulu DMS v ERP BYZNYS
Bezpapierová kancelária s využitím modulu DMS v ERP BYZNYS
Seminár sa uskutočnil dňa 15. septembra 2009 v príjemnom prostredí hotela SANTON na Brnenskej priehrade a vzbudil ve?ký záujem z radu zákazníkov Gosvo, spol. s r.o. a J.K.R. spol. s r.o. V rámci seminára boli účastníkom seminára predstavené hardvérové základy bezpapierovej kancelárie - dokumentové skenery a možnosti riešenia elektronického obehu dokumentov priamo v systéme BYZNYS.
Riešenie BYZNYS DMS (Document Management System) je plne integrované do ERP triedy BYZNYS a umožňuje okamžitý prístup k relevantným dokumentom bez oh?adu na ich fyzické umiestnenie. S pomocou BYZNYS DMS je možné aktuálne dokumenty nielen rýchle získať, ale tiež zaistiť ich bezpečnosť vďaka presne vymedzeným prístupovým právam jednotlivých užívate?ov. Prijaté dokumenty ako napríklad objednávky, zmluvy či faktúry sú najskôr skenované a následne elektronicky archivované v Centre zdie?ania dokumentov. Potom sú v elektronickej podobe pripojené k odpovedajúcim záznamom v systéme BYZNYS, a to včítane nastavení prístupových práv. Vďaka tomu môžu oprávnení užívatelia všetky dokumenty ?ahko prezerať a ďalej s nimi pracovať bez oh?adu na to, či sú v sídle firmy, na pobočke či vzdialene pripojení. Papierový originál je možné v prípade potreby doh?adať v archíve pod?a čiarového kódu, ktorým je dokument pri skenovaní opatrený. Pri skenovaní sú dokumenty pripravené i pre fulltextové vyh?adávanie, čo je v porovnaní s preh?adávaním papierového archívu ve?ký krok dopredu.
„Hlavným prínosom BYZNYS DMS je preh?adná a efektívna správa všetkých dokumentov v spoločnosti. Napríklad pri schva?ovaní faktúr BYZNYS DMS nielen značne u?ahčí prácu na jednotlivých miestach procesu, ale odstráni i časové omeškania tým, že v každom kontrolnom bode definuje náhradníka," približuje Alexandr Gonyšev, konate? spoločnosti Gosvo, ktorá riešenie implementovala a podie?ala sa i na jeho vývoji, a pokračuje: „Ak nie je odsúhlasenie uskutočnené v predpísanom termíne, je automaticky odoslané upozornenie zodpovednému manažérovi. To zamedzí ďalším nákladom napríklad v podobe penalizácie oneskorenej úhrady faktúry a podobne. Elektronické spracovanie tiež zamedzuje fyzické poškodenie dokumentu, pretože doručené dokumenty sú odovzdané rovno ekonomickému oddeleniu k archivácii, a tým sa výrazne znižuje riziko ich zničenia pri obehu v rámci schva?ovacieho kolieska."
Na vývoji riešenia sa rovnako podie?ala spoločnosť Amcobex Information Technologies, ktorá sa postarala predovšetkým o hardvérovú podporu modulu BYZNYS DMS. „Systém obsahuje ako skenovaciu základňu, tak sofistikovaný softvér pre vyťažovanie, indexáciu a vyh?adávanie akéhoko?vek dokumentu v nádväznosti na ERP triedy BYZNYS," hovorí Ivan Slavíček, riadite? spoločnosti Amcobex, a dodáva: „Užívatelia tak majú k dispozícii efektívne a vysoko výkonné riešenie pre elektronické spracovanie papierových dokumentov rôznej proveniencie, takže ich to zbaví starostí so složitou agendou bez oh?adu na ve?kosť firmy."
Predstavené riešenie vzbudilo na účastníkoch ve?ký záujem a už teraz je zrejmé, že niektorí z účastníkov seminára nasadia BYZNYS DMS ešte do konca kalendárneho roka. „V rámci diskusie a individuálnych rozhovorov s účastníkmi seminára zaznievali konkrétne otázky smerujúce na nasadenie BYZNYS DMS a s dvoma spoločnosťami boli priamo na mieste dohodnuté konkrétne kroky smerujúce k nasadeniu," doplňuje Tomáš Táborský, obchodný riadite? spoločnosti Gosvo.
Pre viac informácií o BYZNYS DMS kontaktujte obchodné oddelenie spoločnosti Gosvo na nižšie uvedených kontaktoch:
Tel.: 547 212 753, 758
Email: baxantova@gosvo.cz
O spoločnosti Amcobex Information Technologies
Spoločnost Amcobex je vyspelá a stabilná spoločnosť poskytujúca od roku 1993 na českom trhu služby v oblasti informatiky. Patrí do nadnárodnej skupiny Compeco a ako IBM Business Partner navrhuje riešenia predovšetkým na platformách IBM Systems (System i, System p) a System x. Súčasťou služieb Amcobexu je tiež outsourcing správy počítačových sietí.
O spoločnosti Gosvo, spol. s r.o.
Spoločnosť Gosvo je distribútorom podnikových informačných systémov triedy BYZNYS, zaoberá sa ich implementáciou i podporou. Bola založená v roku 1994, hlavnú centrálu má v Brne a dcérska spoločnosť sídli v Trenčíne. Medzi zákazníkov Gosva patrí napríklad AZ Klima, Signum, Thermona, Tondach Česká republika a mnoho ďalších.
O spoločnosti J.K.R.
Spoločnost J.K.R. je s produktami radu Byznys popredným českým dodávate?om podnikových informačných systémov. Bola založená v roku 1991 v Příbrami, dnes má celoštátnu pôsobnosť a okrem příbramskej centrály má pobočky v Prahe, Plzni a Tepliciach. Tiež disponuje rozsiahlou sieťou zmluvných partnerov.
Informačné systémy triedy Byznys využíva v Česku viac než 1 200 inštalácií v najrôznejších oblastiach podnikania. Medzi zákazníkmi figurujú napríklad Canaria Travel, Central Group, Český svaz ledního hokeje, Dopravní podnik města Pardubic, H & H Hotels, Humi Outdoor, Marimex, Ravak, Ryor či Vltava-Labe-Press.
